作業の覚え書き

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InDesignのデータ結合を使って宛名印刷

毎度使ってるのに半年以上のインターバルがあるとついつい忘れてしまうので備忘録的にメモ。
InDesignには外部データを読み込んで連続作業をするデータ結合という便利な機能がある。
これを使って宛名印刷をすると、そこいらの融通の利かない宛名ソフトよりずっと使える。
nenga

まずは住所録を用意する。
宛先1件につき1行のタブ区切りテキストであれば、テキストエディタでもExcelでもOK。
Excelで作成した場合はフォーマットを「タブ区切りテキスト」で保存。
注:デフォルトでは「タブ区切りテキスト」が選択されている。csvを使いたい場合は「データソースを選択」で出てくるパネルの左下にある「読み込みオプションを表示」にチェックを入れると「データソース読み込みオプション」パネルが表示されるので、符区切り記号をコンマに変更して読み込む。
「データソース内のスペースを保持」はチェックを入れておいた方が良い。

※符区切り記号を読み違えると「データソース内に見つからないデータプレースホルダーが少なくとも1つあります」というエラーが出て住所録を読み込めない。

次はInDesignで宛名面を作成。
片面はがきで新規ドキュメントを作成。

「ウィンドウ」→「ページ」でページパネルを表示しておく。
まず、ドキュメントページ1ページ目に宛名面の郵便番号、住所、宛名など各パーツの箇所にテキストボックスを配置する。

「ウィンドウ」→「ユーテリティ」→「データ結合」を選択してデータ結合パネルを表示。
パネル右上のオプションメニューから「データソースを選択」を選び、先に作成した住所録のタブ区切りテキストを選択し、「開く」をクリック。
データ結合パネルに住所録の項目名リストが表示されるので、配置したい場所のテキストボックスにドラッグしていくと、データがそれぞれのボックスにリンクされる。
データ結合パネル右下の「プレビュー」にチェックを入れると実際のデータがプレビューできるので、ここですべてのデータの状態をチェックし、テスト印刷をして配置を微調整する。
微調整が終わったら、プレビューのチェックを外してドキュメント上のパーツを全選択、ページパネルの「マスター」をダブルクリックしてマスター編集モードに入り、コピーしたパーツを「編集」→「元の位置にペースト」で同じ場所にペーストする。
マスターページに配置したパーツはすべてのページに同じ内容が入るので、差出人住所氏名などすべてのページに共通する内容は、マスターページに置いておくと便利。

データ結合パネル右上のオプションメニューから「結合ドキュメントを作成」を選択。パネルの選択肢は通常は「レコード→結合するレコード:すべてのレコード ドキュメントページあたりのレコード:単一レコード」となっていると思うので、そのままで「OK」をクリックすると、すべての宛名データ分のドキュメントページが作成される。

■既存データを更新したいとき(訂正)
・既存のInDesignフォーマットを流用して住所録だけ更新
データのみ修正した同一の住所録ファイルであれば、データ結合パネルのオプションメニューから「データソースを更新」するだけでOK。

・同一形式でファイル名が異なる場合
2ページ目移行のドキュメントページをすべて削除して、結合パネルから「データソース削除」、1ページ目のドキュメント内の住所氏名等の枠からデータを消去し(またはマスターページからデータの入っていないパーツをコピペし)、再びデータソースの選択から結合ドキュメント作成までをやり直す。
※このときテキストパーツの中に住所氏名など何かのデータが入っていると、すべてのページにその内容が入ってしまうので注意。